Cenová nabídka na stavební zakázku: od rozpočtu po přijetí zákazníkem

Nabídka v Excelu a e-mailu

U většiny řemeslných a stavebních firem vzniká nabídka takhle: rozpočet v Excelu nebo v rozpočtářském programu, převod do PDF, e-mail zákazníkovi a pak čekání. Nabídek je za měsíc deset, dvacet, a po dvou týdnech už nikdo neví:

• komu se ozvat a kdy,
• jestli si zákazník nabídku vůbec otevřel,
• která verze je ta poslední,
• co přesně zákazník odsouhlasil, když po půl roce přijde spor o vícepráce.

A když zákazník kývne, začíná druhé kolo přepisování. Rozpočet z nabídky se ručně přenáší do zakázky, do plánu nákladů a do první zálohové faktury.

Co má stavební nabídka obsahovat

Kromě ceny je nabídka hlavně dohoda o podmínkách. Do nabídky patří:

• Rozpočet po objektech a dílech, ne jedna částka. Zákazník vidí, za co platí, a vy máte podklad pro pozdější soupisy prací a změnové listy.
• Rozpad položky na materiál a práci. Interně potřebujete vědět, kolik vás položka stojí a jakou má přirážku. Zákazník vidí jen prodejní cenu.
• Správná DPH. Stavební a montážní práce pro plátce DPH podléhají přenesené daňové povinnosti (§ 92e zákona o DPH). Sníženou sazbu 12 % neurčuje zákazník, ale stavba: platí pro práce na dokončené stavbě pro bydlení a pro stavby pro sociální bydlení (rodinný dům do 350 m², byt do 120 m²). Mezi plátci se i tam použije přenesená daňová povinnost. Chyba v DPH v nabídce se táhne až do faktury.
• Termín realizace. Od kdy do kdy, případně od čeho se lhůta počítá.
• Záloha. Kolik a kdy.
• Pozastávka. Kolik procent a do kdy, například do odstranění vad z předávacího protokolu.
• Splatnost faktur a záruka.
• Platnost nabídky. Ceny materiálu se mění, nabídka bez data platnosti je riziko.

Odkaz místo přílohy

PDF v příloze má jednu nevýhodu: nevíte, co se s ním děje. Nabídka poslaná jako odkaz na stránku, kde ji zákazník přijme nebo odmítne, vám řekne mnohem víc:

• že si ji zákazník otevřel, takže víte, kdy je správná chvíle zavolat,
• kdo a kdy ji přijal, se jménem a e-mailem, takže při sporu nedohledáváte e-maily,
• proč ji odmítl, pokud odmítne. Z důvodů odmítnutí za půl roku poznáte, jestli prohráváte na ceně, termínu, nebo na něčem jiném.

PDF ke stažení samozřejmě zůstává, protože ho zákazník často potřebuje pro banku nebo pro svého technického dozora.

Obchodní přehled: komu se dnes ozvat

Nabídky jsou obchod a obchod se dělá telefonem. Místo seznamu souborů potřebujete přehled:

• kolik nabídek je rozjednáno a za kolik,
• komu se dnes ozvat, protože nadešel den připomenutí,
• jaký je u každé nabídky další krok.

Zakázky se nejčastěji neprohrávají kvůli ceně, ale proto, že se firma neozvala včas.

Přijetí = zakázka s rozpočtem

Nejvíc času ušetříte na konci. Když zákazník nabídku přijme, má z ní automaticky vzniknout zakázka: se smluvní cenou, rozpočtem z položek nabídky, plánem nákladů, zálohou, pozastávkou a prvními úkoly. Rozpočet z nabídky je pak základ pro soupisy provedených prací. Fakturujete přesně to, co zákazník podepsal, a nic nepřepisujete.

Pokud zakázka už běží a nabídka je na vícepráce, nemá vznikat nová zakázka, ale změnový list ke stávající smlouvě.

Jak to funguje v TaskGripu

V TaskGripu sestavíte rozpočet nabídky po objektech, dílech a skupinách, s náklady na materiál a práci, přirážkou, slevou, sazbou DPH i přenesenou daňovou povinností. Rozpočet můžete načíst z výkazu výměr. K nabídce nastavíte termín realizace, zálohu, pozastávku, splatnost a záruku.

Nabídku pošlete e-mailem s PDF (česky nebo anglicky) a odkazem. Zákazník ji přes odkaz přijme nebo odmítne s důvodem, bez registrace, a vám přijde upozornění, i když si ji jen otevře. Seznam nabídek ukáže, komu se dnes ozvat.

Přijetím vznikne zakázka se smluvním rozpočtem, plánem nákladů, zálohou, pozastávkou a úkoly. U běžící zakázky vznikne změnový list. Jak navazují soupisy prací a ziskovost, najdete v článku o ziskovosti zakázky.

Chcete vidět, jak by nabídky vypadaly s vaším rozpočtem? Domluvte si ukázku nebo si TaskGrip vyzkoušejte 14 dní zdarma.