Rozpočty staveb a soupisy prací, rozúčtování faktur pro účetní a hlasový Gripy

Rozpočty staveb (Beta)

• Nahrajte do zakázky rozpočet z KROSu nebo ÚRS a procházejte ho po objektech a dílech, s hledáním a filtrem neoceněných položek

• Soupis provedených prací za období sestavíte přímo z rozpočtu, necháte ho schválit, vytisknete do PDF a rovnou z něj vystavíte fakturu

• Změnové listy s vícepracemi i méněpracemi mají PDF k podpisu a po schválení se propíšou do smlouvy i do dalších soupisů

• Pozastávky k předání i do konce záruky, zálohy odečítané postupně ze soupisů a bankovní záruka místo pozastávky

• Subdodávky: rozpočet dodavatele, jeho soupis porovnaný s jeho fakturou a hlídání dokladů, které vás zbavují ručení

• Aplikace sama připomene splatné pozastávky, končící bankovní záruky i propadlé doklady subdodavatelů

Rozúčtování přijatých faktur a předání účetní

• Přijatou fakturu rozepíšete po položkách na zakázky a jejich kapitoly nákladů a hned vidíte, kolik zbývá rozepsat

• Každý rozepsaný řádek schvaluje druhý člověk — faktura jde dál, až je celá rozepsaná a schválená

• Nový přehled „K proplacení“ ukáže, co je připravené k úhradě a na kolik plateb banka fakturu uhradila

• „Předání účetní“ roztřídí doklady za období do hromádek podle data zdanitelného plnění a vyexportuje je jedním souborem

• Report zakázky po měsících a kapitolách s maržemi a předpověď cash-flow, která ukáže, kdy by zůstatek klesl pod nulu

Finance zakázek a kontaktů

• Rozpočet zakázky po kategoriích nákladů, který se po přijetí nabídky vyplní sám, s porovnáním plánu a skutečnosti

• V tabulce zakázek rozbalíte řádek a uvidíte smlouvu, fakturaci, náklady a marži i s fakturami za nimi

• Výnosy a náklady u každého kontaktu přímo v adresáři a karta finančních dokladů v detailu zákazníka

• Na detailu zakázky přibyl přehled aktivit

Hlasový asistent Gripy v mobilu

• Stačí promluvit — Gripy odpoví hlasem a sám otevře obrazovku, o které se mluví

• Hlasem si přečtete den ve stavebním deníku a nadiktujete zápis, který vám Gripy před uložením přečte

• Hlasem se zeptáte i na kontakt na zákazníka, na reporty nebo na to, co máte ve firmě zapnuté

• Gripy v chatu nově rozumí přiloženým obrázkům a dokumentům

Mobilní aplikace

• Zámek aplikace šestimístným PINem, otiskem prstu nebo Face ID — obsah se navíc skryje v přepínači aplikací

• Vícestránkové faktury v „Naskenovat doklad“: nafoťte víc stran a odejdou jako jeden doklad

• Kategorie zakázky, schvalování rozepsaných řádků faktur a seznam k proplacení nově i v telefonu

• Karta týmu zakázky ukáže, kdo je na zakázku přiřazený

Docházka jako vypínatelný modul

• Firmy, které platí práci úkolem, si můžou docházku v Nastavení → Moduly vypnout — zmizí z webu i mobilu, data zůstanou uložená

• S vypnutou docházkou se mzdy z výkazů nezapočítávají do nákladů a zisku zakázek, takže se nepočítají dvakrát

Stavební deník

• Měsíční souhrn deníku: odpracované hodiny po lidech, spotřebovaný materiál a nasazená mechanizace

• Volba „nic k zapsání“ u pracovníků, dodávek a mechanizace — je jasné, že se nic nedělo, a ne že zápis chybí

• Etapa stavby se vybírá z číselníku a u každé role je popsáno, co v deníku smí

• Deník vyplní docházku automaticky, u zápisu je vidět autor a přibyl pohled pro investora

• Fotky z AI asistenta vložíte jako přílohu zápisu a podpis autorizované osoby ČKAIT jde vypnout

AI zaměstnanci a automatizace (Beta)

• AI zaměstnanci hlídají zakázky a data firmy a navrhují změny — nic neudělají bez vašeho schválení

• Automatizace typu „když se stane X, udělej Y“: přiřazení, štítek, komentář nebo upozornění, s připravenými recepty a zkušebním během

• Oba moduly si zapnete v Nastavení → Moduly

Integrace

• iDoklad: připojení vlastními klíči s ověřením agendy a pravidelná hodinová synchronizace

• Z iDokladu se načítají i zálohové faktury, účtenky a dobropisy; doklady z účetnictví přeskočí frontu ke schválení

• Nový návod na přímé volání REST API přes API klíč, včetně nastavení v Make.com

Zakázky a úkoly

• Změna: zaměstnanec s rolí Uživatel nově vidí jen zakázky, na které je přiřazený — všechny zakázky mu zpřístupní oprávnění „Vidět všechny zakázky“

• Na zakázku přiřadíte víc lidí, ne jen odpovědnou osobu

• Při kopírování úkolu si vyberete, co se přenese: zakázku, řešitele, termíny, checklisty a další

• Boční panel zakázky vypadá stejně jako celá stránka a panel úkolu má záložky

• Jako odpovědnou osobu aplikace nabízí jen aktivní zaměstnance a kapitoly zakázky jde přejmenovat

Faktury a finance

• Kontrola dodavatele v registru DPH — je spolehlivý plátce a je účet na faktuře zveřejněný?

• Export pro účetní zahrne i vydané faktury a řekne, kolik dokladů filtr skrývá

• Upozornění na splatnost vypnete zvlášť pro přijaté a vydané faktury

• Když opakované vytěžení vyjde hůř, zůstane původní výsledek a aplikace vysvětlí proč

• Vydané faktury jde rozúčtovat na zakázky stejně jako přijaté

První kroky

• Nový kontrolní seznam prvních kroků s ukazatelem postupu a volbou oboru při registraci

• Prázdné stránky radí, co dál, a nová firma dostane v kanbanu výchozí fáze

• Kdo má jen jednu firmu, jde po přihlášení rovnou do ní; v přepínači přibyly „Všechny firmy“

Senior Care

• Export péče má součty po typech péče na samostatném listu i v hlavičce

• Nastavitelné rozestupy SOS a připomínka SOS, které někdo převzal, ale nevyřešil

Vzhled a čitelnost

• Lepší kontrast šedých textů ve světlém režimu a štítky s čitelnou barvou písma

• Opravené rozložení na mobilu a tabletu v nastavení, reportech, docházce, péči i zakázkách

• Dotazy na oprávnění v iOS nově i v angličtině a ukrajinštině

• Tabulka Správa zaměstnanců se znovu načte i ve firmách s vypnutou docházkou

• Karty na detailu zakázky se při vypnuté docházce už nerozsypou

• Kdo odešel a vrátil se, už se v docházce neukazuje jako odešlý a návrat z pauzy se nepočítá jako pozdní příchod — na webu, v mobilu i na PIN tabletech

• Výkaz spuštěný z detailu úkolu v mobilu se uloží k tomu úkolu a dnešní pauza po konci směny už neroste

• Dobropisy jde spárovat s platbou a mají správné znaménko v reportech, platbách i ve Fio

• Zálohové faktury se už nepočítají do tržeb zakázky ani do reportů a cash-flow je přepočtené na koruny

• Sleva na faktuře se přenese do rozúčtování i reportů

• Ruční formuláře faktur jde znovu uložit a platební metoda se neztratí

• Stejná faktura se už nenačte dvakrát, když OCR přečte název dodavatele trochu jinak

• Vytěžování dlouhých faktur je spolehlivější a už neztrácí řádky; faktura zaplacená kartou má správnou DPH

• Faktury za předplatné mají správnou sazbu DPH 21 %

• Uzavřeny tři cesty, kterými šlo načíst data jiné firmy

• Mobil: detail vozidla už nepadá, komentáře patří ke správnému úkolu a QR skener je čitelný v tmavém režimu

• Zmizelo 60 nepřeložených popisků a historie změn v reportech ukazuje srozumitelné názvy

• Hromadná úprava výkazů u zaměstnanců s hodinovou sazbou už nekončí chybou

• Uložené pohledy s řazením podle počítaného sloupce znovu filtrují správně

• Úprava zápisu v deníku už nemaže prašnost, hluk a stav staveniště a nepřesouvá zápis na jiný objekt

• Odpovědi subdodavatelů na poptávku chodí firmě a kontaktní formulář už neztrácí zprávy