Sklad materiálu ve stavební firmě: kdo co drží a co spotřebovala zakázka

Kde se materiál ztrácí

Ve většině menších stavebních firem je „sklad“ hala, kontejner nebo garáž u majitele. Evidence je sešit, tabulka, nebo hlava skladníka. Dokud firma dělá pár zakázek, funguje to. Problém začne, když běží víc staveb najednou:

• elektrikář si ráno vezme krabici chrániček a půlku vrátí za týden, nebo vůbec,
• materiál koupený na jednu stavbu skončí na druhé a nikdo to nepřepíše,
• v dodávce jezdí materiál za desítky tisíc, který není na žádném papíře,
• na konci zakázky se náklady na materiál odhadují, protože faktura od velkoobchodu je na celý měsíc.

Výsledek je stejný: zakázka vypadá ziskovější, než byla, a na skladě chybí věci, které „tam přece byly“.

Tři otázky, na které má sklad odpovědět

Dobře vedený sklad nemusí být složitý. Má umět odpovědět na tři otázky:

1. Co máme a kde? Na kterém skladu, v jakém množství a za kolik.
2. Co mají lidé u sebe? Materiál vydaný pracovníkovi ještě není spotřebovaný. Leží v dodávce nebo na stavbě a pořád patří firmě.
3. Co spotřebovala zakázka? Teprve spotřeba je náklad zakázky. Tuhle hodnotu chcete vidět v ziskovosti.

Druhá otázka je ta, kterou sešit nezvládne. Mezi „vydáno ze skladu“ a „zabudováno na stavbě“ je mezikrok a právě tam se materiál ztrácí.

Výdej, spotřeba, vrácení, předání

Pohyby materiálu stačí pojmenovat tak, jak se na stavbě opravdu dějí:

• Vzít ze skladu: pracovník si bere materiál k sobě. Materiál je teď „u něj“.
• Spotřebovat na zakázku: zabudoval ho na konkrétní stavbě. Teprve teď jde do nákladů zakázky.
• Vrátit: co zbylo, jde zpátky na sklad.
• Předat kolegovi: materiál přechází z dodávky do dodávky. Kolega převzetí potvrdí, takže je jasné, kdo za co odpovídá.

Typický den pak vypadá takhle: Pavel si ráno vezme 5 balení lepidla, 3 spotřebuje na zakázce Novákovi a 2 večer vrátí. Na skladě je o 3 balení méně, u Pavla nic a zakázka Novákovi má náklad za 3 balení. Bez přepisování na konci měsíce.

Musí to jít zapsat na stavbě, jinak to nikdo dělat nebude

Pravidlo, které platí pro docházku i pro deník, platí i pro sklad: pokud zápis trvá déle než samotná práce, nebude se dělat. Proto musí výdej a spotřeba jít zapsat z telefonu, a to i tam, kde není signál.

Nejrychlejší je čárový kód. Většina materiálu ho má od výrobce. Pracovník kód načte fotoaparátem, položky se skládají do košíku a jedním potvrzením je výdej hotový. Kde kód chybí, vytisknete si vlastní štítky. U materiálu, který se prodává v krabicích, je dobré mít u kódu uložený počet kusů v balení, aby se krabice přepočítala sama.

Příjem z dodacího listu, ne ručně

Druhé místo, kde se chyby dělají, je příjem. Když se materiál naskladňuje ručně podle papíru, ceny a množství se přepisují dvakrát. Lepší je naskladnit přímo potvrzený dodací list: řádky se spárují s katalogem materiálu a nákupní cena se uloží rovnou. Jen je potřeba hlídat, aby se stejný řádek nezapočítal dvakrát, jednou jako sklad a podruhé jako náklad rozepsaný na zakázku.

Co s tím, když stav nesedí

Stav na skladě nikdy nebude sedět na kus přesně, a to je v pořádku. Důležité je:

• Pohyb se nemaže. Chybný výdej se opraví stornem s důvodem. Zpětně tak víte, kdo co změnil a proč.
• Minus na skladě je signál, ne chyba. Když systém dovolí výdej do minusu a jen upozorní, parta nezůstane stát kvůli tomu, že někdo zapomněl naskladnit. Minus pak řešíte v kanceláři.
• Inventura po lidech. Jednou za čas projděte s každým, co má u sebe, a stav srovnejte.

Jak to funguje v TaskGripu

V TaskGripu si sklad zapnete jako modul v Nastavení → Moduly. Na webu vidíte hodnotu materiálu na skladech i u lidí, položky v minusu a výdeje, které čekají na potvrzení převzetí. Záložka Kdo co drží ukáže materiál u každého pracovníka.

S nejbližší aktualizací mobilní aplikace dostane pracovník záložku Materiál. Vezme ze skladu, spotřebuje na zakázku, vrátí nebo předá kolegovi. Kódy načítá fotoaparátem a bez signálu se doklady uloží v telefonu a odejdou po připojení. Každý pohyb je doklad s vlastním číslem.

Spotřeba se propíše do nákladů a ziskovosti zakázky za nákupní cenu, v rozpadu nákladů zvlášť jako Materiál ze skladu. Potvrzený dodací list naskladníte jedním krokem.

Pokud vás zajímá, jak by sklad seděl na vaši firmu, domluvte si ukázku nebo si TaskGrip vyzkoušejte 14 dní zdarma.