Proč vést výkazy práce

Výkaz práce není jen formalita. Slouží k:

• Podkladům pro fakturaci
• Kontrole skutečných nákladů
• Plánování budoucích zakázek
• Vyhodnocení efektivity

Co by měl výkaz obsahovat

• Datum a čas – kdy byla práce vykonána
• Pracovník – kdo práci vykonal
• Zakázka – na které zakázce
• Činnost – co bylo děláno
• Trvání – kolik hodin

Způsoby vedení výkazů

Papírové výkazy

Tradiční, ale problematické:

• Ztráta papírů
• Nečitelné údaje
• Nutnost přepisovat

Excel

Lepší než papír, ale:

• Ruční sběr dat
• Chybovost
• Žádný mobilní přístup

Digitální systém

Nejefektivnější řešení:

• Zadávání v mobilu
• Data okamžitě dostupná
• Automatické výpočty
• Propojení s dalšími agendami

Jak zajistit, že zaměstnanci budou výkazy vyplňovat

1. Jednoduchost – maximálně 30 sekund na záznam
2. Mobilní přístup – zadání přímo na místě
3. Jasná pravidla – co, kdy a jak vyplňovat
4. Kontrola – pravidelná zpětná vazba
5. Příklad vedení – když to dělá šéf, dělají to i ostatní

Nejčastější chyby

• Zpětné vyplňování na konci týdne
• Příliš složité formuláře
• Chybějící kontrola
• Nejednotný systém

Propojení výkazu s docházkou

Ideální stav: jeden systém pro obojí. Zaměstnanec zadá příchod na zakázku a systém vytvoří:

• Záznam docházky
• Výkaz práce na zakázce

Žádné duplicitní zadávání.

Shrnutí

Výkaz práce je cenný, když je přesný a aktuální. Toho dosáhnete jednoduchým digitálním systémem, který zaměstnanci skutečně používají.

TaskGrip spojuje docházku a výkazy práce do jednoho jednoduchého systému. Vyzkoušejte zdarma.