Schvalování faktur ve firmě: Jak nastavit efektivní proces

Proč potřebujete proces schvalování faktur

Ve firmě s 5 zaměstnanci možná stačí, že šéf faktury prohlédne a zaplatí. Ale jakmile firma roste, bez jasného procesu nastávají problémy:

• Duplicitní platby – stejná faktura zaplacena dvakrát, protože ji zpracovali dva lidé
• Neschválené výdaje – platba za něco, co nikdo neobjednal
• Ztracené faktury – faktura se ztratí v e-mailech a firma platí penále za pozdní úhradu
• Chybné přiřazení – náklad přiřazený ke špatné zakázce zkresluje ziskovost

Jak vypadá dobrý schvalovací proces

Efektivní workflow pro zpracování faktur má jasné kroky:

1. Příjem faktury

Faktura přijde do systému jedním z těchto kanálů:

• E-mailem na dedikovanou adresu (systém ji automaticky zpracuje)
• Nahráním PDF nebo fotky
• Importem z účetního systému (formát ISDOC)
• Ručním zadáním

2. Automatické vytěžení

AI rozpozná všechny údaje z faktury – dodavatele, částky, položky, DPH, splatnost. Systém předvyplní formulář a zařadí fakturu do fronty.

3. Kontrola a schválení

Odpovědná osoba (stavbyvedoucí, vedoucí projektu nebo jednatel) zkontroluje:

• Souhlasí údaje s objednávkou?
• Je cena správná?
• Je faktura kompletní?
• Není to duplicita?

4. Přiřazení k zakázce

Po schválení se faktura (nebo jednotlivé položky) přiřadí ke konkrétní zakázce. Tím se automaticky aktualizují náklady a ziskovost zakázky.

5. Zařazení do platebního kalendáře

Schválená faktura se zobrazí v kalendáři plateb se splatností. Odpovědná osoba vidí, co je potřeba zaplatit a kdy.

Detekce duplicitních faktur

Jedním z nejčastějších problémů jsou duplicitní faktury. Dobrý systém detekuje duplicity na základě:

• Čísla faktury od stejného dodavatele
• Shodné částky a data vystavení
• Variabilního symbolu

Při podezření na duplicitu systém zobrazí varování a odkaz na existující fakturu.

Automatické schvalování

U důvěryhodných dodavatelů můžete nastavit automatické schválení. Typicky pro:

• Opakující se platby (nájem, pojištění, telekomunikace)
• Dodavatele s ověřenou historií
• Faktury pod určitou částku

Automatické schválení šetří čas a zároveň zachovává auditní stopu.

Rozdělení faktury na více zakázek

V praxi se často stává, že jedna faktura pokrývá více zakázek. Například nákup materiálu pro tři stavby. Systém by měl umožnit:

• Rozdělení celkové částky na více zakázek
• Přiřazení jednotlivých položek k různým zakázkám
• Kontrolu, že součet přiřazených částek odpovídá celku

Přehled o stavu faktur

V každém okamžiku byste měli vědět:

• Kolik faktur čeká na schválení
• Kolik je schválených a čeká na zaplacení
• Kolik je po splatnosti
• Kolik je nepřiřazených k zakázkám

Jak to řeší TaskGrip

TaskGrip nabízí kompletní workflow pro zpracování faktur – od automatického příjmu e-mailem přes AI vytěžení, schvalovací frontu, detekci duplicit až po přiřazení k zakázkám. Celý proces, který dříve zabíral hodiny, zvládnete za minuty.